Política de tratamiento de datos personales

Electrol Fibra Óptica S.A.S., identificada con NIT 901.118.219-2, que utiliza la marca EFO LATAM y en adelante se denomina EFO, es responsable de las decisiones sobre los datos personales que recoge para sus propias actividades.

Correo para consultas y reclamos de protección de datos: info@efolatam.com. Teléfono de contacto: +57 300 521 5342. Sitio web: https://efolatam.com. Las solicitudes recibidas por otros canales oficiales deben remitirse internamente sin imponer al titular una nueva radicación.

Sede y dirección de correspondencia: Carrera 50FF #8 Sur 27, Centro Empresarial 808, oficina 504, Medellín, Antioquia, Colombia. Código postal 050023. Atención: lunes a viernes de 8:00 a. m. a 1:00 p. m. y de 2:00 p. m. a 5:00 p. m. Las solicitudes electrónicas pueden enviarse en cualquier momento; su atención y los plazos se rigen por esta política y la ley.

La Gerencia General es el área a cargo de coordinar la protección de datos personales y tramitar las consultas y reclamos de los titulares, con el apoyo de las áreas que administren la información. Toda delegación deberá mantener la continuidad de la atención y el cumplimiento de los plazos legales.

Esta política explica para qué utiliza EFO la información de personas naturales, cómo protege sus derechos y cómo pueden ejercerlos. Comprende clientes y prospectos, representantes y contactos empresariales, usuarios de plataformas, proveedores, contratistas, aspirantes, trabajadores, exempleados, accionistas y visitantes.

Aplica a archivos físicos y digitales, formularios, órdenes de servicio, contratos, comunicaciones, fotografías, videovigilancia y plataformas utilizadas por EFO. Comprende laboratorio, renting y préstamos de equipos, ventas y distribución, fabricación de patchcords, EFO Móvil, Academia Aprende con EFO y servicios digitales que efectivamente se encuentren habilitados.

Los datos de una persona jurídica no son por sí mismos datos personales; sí lo son los de sus representantes, empleados o contactos identificados o identificables. Los secretos empresariales y planos de red reciben además la protección contractual y de seguridad correspondiente.

La mención de Mi EFO, lector SOR, inteligencia artificial, gestión ISP o localización de equipos establece condiciones para su eventual implementación. No significa que estas funcionalidades estén activas ni autoriza automáticamente tratamientos nuevos.

Titular es la persona natural a quien pertenecen los datos. Responsable es quien decide su tratamiento; encargado es quien los trata siguiendo instrucciones del responsable. Una transmisión permite a un encargado operar por cuenta de EFO; una transferencia entrega datos a otro responsable que decide sus propios fines.

EFO limitará la recolección a información pertinente, informará finalidades concretas, mantendrá datos exactos, restringirá el acceso y aplicará medidas de seguridad y confidencialidad, incluso después de terminar una relación. Los datos privados no se convierten en públicos por estar en internet o en una red social.

Las operaciones podrán incluir recolección, registro, consulta, organización, almacenamiento, uso, actualización, transmisión o transferencia procedentes, anonimización y supresión. Cada operación debe corresponder a una finalidad informada y a una autorización válida o excepción legal acreditada. Un contrato no reemplaza, por sí solo, la autorización exigida por la ley colombiana.

Según la relación y el servicio, EFO puede solicitar nombre, documento cuando resulte necesario, cargo, empresa, correo, teléfono, dirección de entrega o facturación y datos de contacto de personas autorizadas; así como cotizaciones, compras, pagos, cartera, garantías, contratos, comunicaciones y solicitudes.

En servicios técnicos puede tratar marca, modelo, serial, accesorios, estado y fotografías del equipo, diagnósticos, intervenciones, certificados, pruebas, trazas ópticas, archivos SOR y evidencias de entrega. Estos registros quedan sujetos a esta política cuando permiten identificar a una persona.

En plataformas puede tratar cuentas y permisos, registros de ingreso y acciones, IP, dispositivo y datos necesarios para seguridad. En gestión humana puede tratar hojas de vida, experiencia, información laboral, nómina, seguridad social y datos bancarios estrictamente necesarios. Los datos de salud y biométricos reciben las restricciones de la sección 8.

No se solicitarán contraseñas permanentes, códigos de autenticación, números completos de tarjeta o códigos de seguridad por chat o formularios ordinarios. Las credenciales técnicas indispensables deben gestionarse con acceso temporal y restringido.

Atención y contratación. Responder solicitudes, elaborar propuestas, verificar facultades de quien contrata, registrar clientes y proveedores, ejecutar órdenes y contratos, facturar, conciliar pagos, gestionar entregas, garantías, devoluciones y reclamos, y cumplir obligaciones legales o requerimientos legítimos de autoridades.

Laboratorio. Registrar ingreso y custodia de equipos; documentar diagnóstico, mantenimiento, reparación, pruebas y verificaciones; comunicar avances y cotizaciones; conservar aprobaciones y trazabilidad; emitir y entregar informes al cliente y a sus delegados autorizados. La información de un cliente no podrá mostrarse a otro cliente.

Renting y préstamos. Evaluar solicitudes con datos pertinentes, gestionar contratos, inventario, entregas, uso, mantenimiento, devoluciones, daños y cobros. Los planes de protección o cobertura contractual se tramitarán según lo contratado; esta política no convierte a EFO en aseguradora. Si interviene una aseguradora, se informará su identidad y función antes de comunicarle datos.

Ventas y fábrica. Gestionar pedidos de herramientas, equipos, repuestos, patchcords y otros productos; especificaciones, fabricación, pruebas, lotes, calidad, despacho y posventa. EFO Móvil utilizará datos de coordinadores, sitios y contactos necesarios para visitas, instalaciones y atención en campo.

Academia. Gestionar inscripción, asistencia, evaluaciones y certificados, y validar su autenticidad sin exponer documentos de identidad completos ni listados de alumnos. Fotografías o testimonios publicitarios requieren autorización separada.

Administración y personal. Gestionar compras, proveedores, pagos, contabilidad, obligaciones tributarias, relación con accionistas, selección de personal y relaciones laborales, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y atención de emergencias. Los antecedentes solo se verificarán cuando sean pertinentes, proporcionales y legalmente procedentes.

Calidad y seguridad. Tramitar quejas, evaluar la calidad del servicio mediante mecanismos proporcionales, prevenir fraude, controlar acceso y defender derechos en procedimientos legítimos. Las estadísticas para análisis general se elaborarán con datos anonimizados cuando la identificación no sea necesaria. El uso promocional o la segmentación comercial requieren la elección adicional de la sección 7.

Antes de recoger datos, EFO informará su identidad y contacto, la finalidad, los derechos y cómo acceder a esta política. Obtendrá autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible, por escrito, por un medio electrónico, verbal verificable o mediante una conducta inequívoca que permita demostrarla. El silencio y las casillas premarcadas no constituyen autorización.

EFO conservará evidencia de la versión informada, la fecha, el canal y la elección del titular. Leer o aceptar esta política no equivale a autorizar todas las finalidades aquí descritas. La autorización de servicio debe limitarse a los datos y operaciones de la relación concreta.

Cuando una excepción legal permita tratar datos sin autorización, EFO documentará el supuesto aplicable y mantendrá los restantes deberes de protección. La publicación de esta actualización no subsana autorizaciones faltantes de bases históricas ni amplía las ya otorgadas.

Recibir ofertas, campañas, novedades de productos, invitaciones comerciales y recomendaciones personalizadas será opcional. EFO solicitará una elección independiente, especificará los canales y permitirá retirarla sin afectar servicios adquiridos. Compartir datos con otra empresa para su publicidad exige una autorización específica; no se permite una habilitación genérica a aliados.

Antes de campañas, EFO verificará las restricciones del Registro de Números Excluidos administrado por la CRC y las solicitudes de baja. Cuando exista autorización expresa a EFO compatible con las reglas del registro, deberá poder acreditarse. Cada mensaje promocional tendrá un mecanismo sencillo de retiro, por ejemplo responder NO DESEO PUBLICIDAD o usar el enlace de baja.

Para publicidad dirigida a consumidores y cobranza comprendida en la Ley 2300 de 2023, se observarán los canales autorizados, los horarios de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos, y los límites legales de frecuencia. Establecido contacto directo, se aplicará la restricción de varios canales en una misma semana y de más de un contacto en el mismo día cuando corresponda. Una excepción de horario requiere la manifestación separada y posterior prevista en la ley.

Las referencias personales no serán contactadas para cobrar obligaciones ajenas. Los avisos indispensables sobre una orden, una aprobación solicitada, entrega, seguridad o factura se distinguirán de la publicidad, sin incluir promociones encubiertas ni utilizar esa clasificación para eludir las restricciones legales.

El uso de WhatsApp no autoriza a añadir al titular a grupos que revelen su número o a listas publicitarias. EFO debe informar si graba una llamada, para qué la graba y cómo tratará el registro, y obtener autorización cuando corresponda.

Los datos de salud, biométricos y otros que puedan afectar la intimidad o generar discriminación se tratarán únicamente bajo un supuesto legal permitido. Si se requiere consentimiento, será explícito y se explicará qué datos son sensibles y para qué se solicitan. Es facultativo responder preguntas sobre datos sensibles; ningún servicio se condicionará a datos sensibles innecesarios.

No se exigirán huellas, reconocimiento facial o biometría para ejercer derechos. Si se propone autenticación biométrica, EFO deberá justificarla, informar sus riesgos y disponer de una alternativa razonable sin biometría. La historia clínica ocupacional permanecerá bajo custodia del prestador competente; EFO recibirá únicamente la información que legalmente le corresponda, como conceptos de aptitud y restricciones pertinentes.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes es excepcional. Debe respetar su interés superior y sus derechos fundamentales, escuchar su opinión según su madurez y obtener la autorización de su representante cuando proceda. La autorización del adulto no legitima usos contrarios a estos requisitos. EFO limitará estos datos a supuestos justificados, como beneficios laborales o actividades formativas autorizadas, sin publicidad dirigida a menores.

Mi EFO y los portales deberán permitir acceso según empresa, usuario y función. Ver un equipo, aprobar una cotización o descargar un informe requerirá permisos adecuados. Los datos de empleados del cliente no se mostrarán a toda su organización por defecto. EFO verificará a quienes soliciten acceso en representación de una empresa.

En un lector SOR o repositorio de pruebas, los archivos pueden contener nombres de técnicos, clientes, ubicaciones y referencias de red. EFO limitará el análisis a la función solicitada, evitará divulgar esos metadatos y no publicará archivos reales como ejemplos sin anonimización efectiva o autorización suficiente.

Cuando EFO aloje información de abonados, usuarios finales o redes por instrucciones de un cliente ISP, actuará como encargado respecto de esos datos si así corresponde a la operación real. El cliente conservará las decisiones sobre sus finalidades. Antes de operar se formalizarán instrucciones, seguridad, subencargados, incidentes, atención de derechos y devolución o eliminación. EFO no incorporará esos abonados a sus campañas propias.

Si se habilitan asistentes de inteligencia artificial, se informará su intervención y finalidad, se minimizarán o anonimizarán los datos y se evaluarán los riesgos y condiciones del proveedor. Los datos no se destinarán al entrenamiento general de modelos ajenos a la prestación sin una habilitación específica y válida. Las decisiones con efectos relevantes requerirán un mecanismo de revisión por una persona.

La ubicación de equipos solo podrá recogerse si existe una funcionalidad activa, una necesidad definida y la información y habilitación correspondientes. No habrá seguimiento oculto de personas. Cada implementación deberá precisar alcance, destinatarios y conservación.

EFO informará qué cookies y tecnologías similares utiliza efectivamente, quién las suministra, para qué sirven y cuánto duran. Las necesarias para seguridad o funcionamiento se limitarán a ese propósito. Las de analítica identificable, publicidad o seguimiento se habilitarán con autorización cuando sea exigible y podrán rechazarse o desactivarse de forma sencilla.

Continuar navegando no se utilizará como autorización general para publicidad o rastreo. Los mapas, videos, pasarelas de pago y redes sociales que impliquen tratamientos de terceros deberán identificarse en el aviso correspondiente. Los datos de tarjetas serán gestionados por la pasarela según su propia función y política; EFO limitará sus registros a los soportes necesarios de la transacción.

Donde existan cámaras, EFO colocará avisos visibles antes del ingreso, identificará al responsable y explicará su uso para seguridad de personas, bienes e instalaciones, y cómo consultar esta política. La captura se limitará a zonas necesarias, excluyendo espacios de intimidad y evitando audio si no es indispensable y legalmente habilitado.

Las imágenes tendrán acceso restringido y solo se entregarán a personas legitimadas o autoridades competentes, con protección de terceros. Se conservarán por el período proporcional definido para el sistema y, si documentan un incidente, durante el tiempo necesario para su gestión. Su uso en publicidad, formación identificable o redes sociales requiere una autorización independiente.

EFO podrá utilizar proveedores de alojamiento, software empresarial, mensajería, soporte, logística, pagos, contabilidad y servicios profesionales, y fabricantes o centros de servicio cuando la operación lo requiera. Solo comunicará los datos necesarios, verificará la función de cada destinatario y formalizará las obligaciones pertinentes. Un acuerdo de confidencialidad, por sí solo, no reemplaza un contrato de transmisión cuando este sea exigible.

Si el proveedor opera como encargado, el acuerdo definirá instrucciones, alcance, confidencialidad, seguridad, subcontratación, apoyo a derechos, incidentes y eliminación o devolución. Las transmisiones internacionales que cumplan las condiciones del Decreto 1074 de 2015 se regirán por el contrato correspondiente, sin confundirlas con transferencias a responsables independientes.

Para transferencias internacionales, EFO verificará el nivel de protección del país de destino y la habilitación del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 o la declaración de conformidad de la SIC cuando corresponda. Evaluará las cláusulas contractuales modelo de la SIC y los demás requisitos vigentes según cada operación. Informar al titular o afirmar que un proveedor es seguro no reemplaza esas exigencias.

EFO no venderá bases de datos ni permitirá que proveedores exploten la información para sus campañas propias sin habilitación válida. No entregará a fabricantes extranjeros copias de identidad, datos de abonados o archivos de red completos si el caso puede resolverse con información técnica depurada.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad informada y para atender deberes legales, garantías, trazabilidad exigible y defensa de derechos. EFO definirá plazos por categoría, con fundamento documentado. No se fija una permanencia general de 50 años ni se presume almacenamiento indefinido.

Finalizada la necesidad, EFO suprimirá o anonimizará de manera efectiva. Cuando deba conservar soportes, limitará su uso a esa obligación, incluso si el titular retira su autorización comercial. Las copias de respaldo se depurarán según su ciclo documentado; una restauración no deberá reactivar publicidad ni datos cuyo tratamiento ya fue restringido.

EFO deberá mantener controles proporcionales al riesgo: permisos según funciones, autenticación, protección de comunicaciones y respaldos, registros de actividad, capacitación y deberes de confidencialidad. Las obligaciones concretas y su evidencia se desarrollarán en los procedimientos internos. La presencia de terceros tecnológicos no elimina los deberes legales de EFO.

Ante un incidente, EFO deberá contenerlo, preservar evidencia, evaluar afectación, corregir causas y efectuar los reportes legales. El reporte a la SIC se realizará dentro de los quince días hábiles siguientes a su detección y puesta en conocimiento de la persona o área encargada, por el canal aplicable, aun si no existe obligación de inscripción en el RNBD. Se informará a los titulares cuando resulte legalmente exigible o necesario para mitigar el riesgo.

El titular puede conocer sus datos y los usos realizados, pedir actualización o corrección, solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible y acceder gratuitamente a su información en los términos legales. También puede solicitar supresión o revocar autorizaciones, con las limitaciones derivadas de deberes legales o contractuales válidos.

EFO explicará cualquier conservación o negativa, identificará su fundamento y limitará el tratamiento a lo que permanezca habilitado. Retirar publicidad no obliga a eliminar una factura ni permite continuar enviando campañas. Tras agotar la consulta o el reclamo ante EFO, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio mediante sus canales oficiales en https://www.sic.gov.co.

Puede escribir a info@efolatam.com indicando su nombre, un medio de respuesta y una descripción clara de lo que solicita. Incluya la información mínima para verificar identidad y localizar el registro; si actúa por otra persona, aporte prueba suficiente de representación, calidad de causahabiente o legitimación correspondiente. No se exige autenticación notarial, huella ni radicación física en original como regla general. EFO solo pedirá soportes adicionales proporcionales cuando sean necesarios para evitar entregar información a un tercero.

Consultas de acceso o información: respuesta en máximo diez días hábiles desde la recepción. Si no es posible cumplir, antes del vencimiento se informarán el motivo y la nueva fecha, con prórroga máxima de cinco días hábiles. Si hace falta aclarar la consulta, se solicitará lo indispensable sin aplicar automáticamente el desistimiento de dos meses previsto para reclamos.

Reclamos de actualización, rectificación, supresión, revocatoria o incumplimiento: respuesta en máximo quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. La prórroga máxima es de ocho días hábiles, previa comunicación del motivo y la fecha de respuesta. Si el reclamo está incompleto, EFO pedirá subsanación dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Pasados dos meses desde ese requerimiento sin la información necesaria, se entenderá desistido.

Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará en máximo dos días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se registrará la leyenda reclamo en trámite y su motivo en máximo dos días hábiles y se mantendrá hasta decidir. La respuesta será de fondo y se comunicará por el medio informado.

Estos plazos corresponden al régimen general de la Ley 1581 de 2012. Si se trata de información sometida al régimen financiero, crediticio, comercial o de servicios de la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones, se aplicará el procedimiento especial correspondiente.

Esta política no es autorización genérica para consultar o reportar en centrales de riesgo. Antes de hacerlo, EFO deberá verificar el régimen aplicable, recoger la autorización cuando corresponda y cumplir los deberes de información, calidad, comunicación previa al reporte negativo, permanencia, actualización y atención de reclamos de las Leyes 1266 de 2008 y 2157 de 2021. Las cláusulas respectivas deberán presentarse en un instrumento específico.

EFO verificará su obligación de inscribir y actualizar bases de datos en el RNBD conforme al ámbito vigente, incluidos el tipo de entidad y los activos totales. Para sociedades privadas, el umbral previsto es superior a 100.000 UVT; no se determina a partir de ventas. Estar por debajo del umbral no elimina la obligación de proteger datos, gestionar derechos ni reportar incidentes.

Versión 2.1, actualizada el 14 de octubre de 2026. Esta versión entra en vigor a partir de su publicación en el sitio oficial de EFO. EFO conservará evidencia de la fecha efectiva de publicación y comunicará la actualización por los medios pertinentes.

La versión adoptada y su fecha estarán disponibles en el sitio oficial y en los puntos de recolección pertinentes. EFO comunicará cambios sustanciales de manera oportuna; un cambio de finalidad que requiera autorización se someterá a una nueva elección antes de realizar el tratamiento. Se mantendrá evidencia de versiones y autorizaciones. La versión anterior indicaba vigencia desde el 1 de abril de 2017; esta actualización no opera retroactivamente.